Kassenprüfung

Zur Zeit stehen wieder die Kassenprüfungen der Vereinskassen an.
Wieso ist eine Kassenprüfung erforderlich und was sollte geprüft werden ?

Im Bürgerlichen Recht ist weder eine Kassenprüfung noch ein Kassenprüfer vorgesehen.
Die rechtliche Grundlage ergibt sich daher zumeist aus der Satzung des Vereins.
Bestimmungen in welchem Umfang geprüft werden soll sucht man aber meist vergebens.

Hier mal eine Übersicht der wichtigsten Punkte, die – unabhängig  von der Vereinsgröße – berücksichtigt werden sollten

• Sind die einzelnen Buchungen nachvollziehbar und die Buchungen eindeutig und korrekt aufgezeichnet ?
• Wurden die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ordnungsgemäß umgesetzt ?
• Wurde bei zustimmungspflichtigen Handlungen die entsprechenden Genehmigungen der dafür vorgesehenen Gremien eingeholt ?
• Besitzt der Verein einen Haushaltsplan ? Wenn ja, wurde dieser eingehalten ?

Wer nimmt die Kassenprüfung vor ?

Die Kassenprüfung sollte immer von mehreren Vereinsmitgliedern vorgenommen werden. Die Anzahl der Kassenprüfer wird in nahezu allen Fällen von der Satzung des Vereins bestimmt. Wichtig ist, dass die zur Wahl stehenden Kassenprüfer die entsprechenden Voraussetzungen mitbringen. Je nach Größe des Vereins gehören hierzu auch gewisse buchhalterische Kenntnisse.

Welche Unterlagen sollten geprüft werden ?

Im Zentrum der zu prüfenden Unterlagen stehen die Aufzeichnungen der Vereinsbuchhaltung. Hier müssen sich Einnahmen und Ausgaben – nach sachlichen Gesichtspunkten gegliedert – ablesen lassen.
Es muss nicht jeder einzelne Beleg in die Hand genommen und abgehakt werden.
Das ist ab einer gewissen Größe gar nicht mehr möglich.

Die häufigsten Fallen sind:

Es wurde ein ungeeigneter Kassenprüfer ausgewählt.
Neben grundlegenden fachlichen Kenntnissen muss der Kassenprüfer auch menschliche Qualitäten besitzen. Da er Zugang zu allen Unterlagen bekommen sollte, muss er beispielsweise verschwiegen sein, damit die Persönlichkeitsrechte von einzelnen Mitgliedern nicht gebrochen werden.

Es fehlen Kenntnisse:

Auch wenn die Kassenprüfer über weitergehende Fachkenntnisse verfügen – es kann immer wieder vorkommen, dass es Bereiche gibt, die nicht von ihnen geprüft werden können. Dann neigt man schnell dazu, den Bereich als „in Ordnung“ abzuhaken. Es ist keine Schande, im Bericht zuzugeben, dass ein Bereich wegen fehlender Kenntnisse nicht geprüft wurde.

Die Kassenprüfung wird den gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen gleichgesetzt:

Die Kassenprüfung hat keine juristische Bedeutung. Sie ist eine interne Maßnahme, die alle Mitglieder darüber informiert, wie der Verein steht. Gleichzeitig gibt er den Mitgliedern der Mitgliederversammlung die Möglichkeit, bei der Entlastung des Vorstands richtig zu entscheiden. Auf keinen Fall ersetzt aber die Kassenprüfung gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (z. B. bei einem Geschäftsbetrieb).